Allgemeine Datenschutzerklärung des Studierendenwerk Saarland nach Art. 13, 14 DSGVO

Nachfolgend informieren wir Sie gemäß dem Saarländischen Datenschutzgesetz, dies in Verbindung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Art und Weise und die Hintergründe der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Falle der Inanspruchnahme eines der im Folgenden näher aufgeführten Angebote des Studierendenwerk Saarland.

I. Allgemeines

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne des § 3 SDSG i.V.m. Art. 4 DSGVO sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das:
Studierendenwerk Saarland,

Anstalt des öffentlichen Rechts,
diese vertreten durch den Vorstand, Herr Carsten Rast,
Campus D4.1
66123 Saarbrücken

Telefon: 0681/302-2800
Fax: 0681/302-2890
info@stw-saarland.de

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Rechtsanwalt Oliver Pikolleck
externer Datenschutzbeauftragter (TÜV-cert.)
HiLevDATA GmbH & Co. KG
Kontakt: pikolleck@hilevDATA.de
Anfragen zum Datenschutz können unter datenschutz@stw-saarland.de an den Verantwortlichen gerichtet werden.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht (jeweils i.V.m. § 3 SDSG):

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Monika Grethel
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken
Telefon: (0681) 94781-0, Telefax: (0681) 94781-29
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de

gemäß 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden und Gründe für Ihren Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

II. Einzelne Datenverarbeitungsvorgänge

1. Datenverarbeitung bei Nutzung der Internetseite www.stw-saarland.de

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung; Rechtsgrundlagen

– Protokolldateien

Bei jedem Zugriff durch eine betroffene Person auf unsere Website werden allgemeine Daten und Informationen in den Logfiles unseres Systems gespeichert:

Datum und Uhrzeit des Abrufs (Zeitstempel);
Anfragedetails und Zieladresse (Protokollversion, HTTP-Methode, Referer, UserAgent-String);
Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge (angefragte URL inkl. Query-String, Größe in Byte);
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP Status Code).

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Es erfolgt keine personenbezogene Auswertung oder eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken oder eine Profilbildung. Die IP-Adresse wird in diesem Zusammenhang nicht gespeichert. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist § 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Er-fassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den sicheren Betrieb unserer Website zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der betroffenen Person keine Widerspruchsmöglichkeit.

– Schadsoftware–Erkennung und Protokolldatenauswertung

Wir erheben Protokolldaten, die beim Betrieb von Kommunikationstechnik anfallen, und werten diese automatisiert aus, soweit dies zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern bei der Kommunikationstechnik oder der Abwehr von Angriffen auf unsere Informationstechnik bzw. die Erkennung und die Abwehr von Schadprogrammen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung und Auswertung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherung und Auswertung der Daten ist zur Bereitstellung der Website und für deren sicheren Betrieb zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der betroffenen Person keine Widerspruchsmöglichkeit.

– Cookies

Auf unserer Website werden sogenannte Cookies eingesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die zwischen Webbrowser und dem Hosting-Server ausgetauscht werden. Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. In dem jeweils genutzten Webbrowser können Sie die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung einschränken oder grundsätzlich verhindern. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, kann dies dazu führen, dass die Website nicht im kompletten Umfang angezeigt oder verwendet werden kann.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist § § SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

– Hosting

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs unserer Website einsetzen. Hierbei verarbeiten wir bzw. unser Auftragsverarbeiter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Nutzern unserer Website auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes gem. § 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m Art. 28 DSGVO (Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung).

– Einsatz einer Registrierungsfunktion

Unser Internetauftritt bietet Ihnen die Möglichkeit sich zu registrieren. Die dazu von Ihnen eingegebenen Daten werden nur für die Verwendung unseres Angebots erhoben und gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist § 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

– Einsatz von Social Media Komponenten

Wir verwenden auf unserer Internetseite die im Folgenden dargestellten Social Media Komponenten:

Instagram

Auf unserer Webseite sind Komponenten des Dienstes Instagram eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch die Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA. Wenn Sie in Ihrem Instagram – Account eingeloggt sind können Sie durch Anklicken des Instagram – Buttons die Inhalte unserer Seiten mit Ihrem Instagram – Profil verlinken. Dadurch kann Instagram den Besuch unserer Webseite Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Instagram erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Instagram: http://instagram.com/about/legal/privacy/ .

– Einbindung von YouTube-Videos

Wir haben YouTube-Videos in unser Online-Angebot eingebunden, die auf

http://www.YouTube.com gespeichert sind und von unserer Website aus direkt abspielbar sind. Diese sind alle im „erweiterten Datenschutz-Modus“ eingebunden, d. h. dass keine Daten über Sie als Nutzer an YouTube übertragen werden, wenn Sie die Videos nicht abspielen. Erst wenn Sie die Videos abspielen, werden die in Absatz 2 genannten Daten übertragen. Auf diese Datenübertragung haben wir keinen Einfluss.

Durch den Besuch auf der Website erhält YouTube die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Website aufgerufen haben. Zudem werden die o.g. Serverdaten übermittelt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob YouTube ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei YouTube nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. YouTube speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an YouTube richten müssen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch YouTube erhalten Sie in der Datenschutzerklärung. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

2. Datenverarbeitung des Amts für Ausbildungsförderung bei der Beantragung von Ausbildungsförderung (BAföG)

a) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck des Verwendung; Rechtsgrundlage

Die Erhebung unten genannter personenbezogenen Daten ist notwendig, um über den Förderungsantrag nach dem BAföG entscheiden zu können (§ 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V. m. § 46 Abs. 3 BAföG i. V. m. § 60 Erstes Buch Sozialgesetzbuch). Die personenbezogenen Daten werden beim Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Saarland für die Dauer des Bezugs des BAföG und – wegen der notwendigen Nachprüfbarkeit geleisteter Darlehensbeträge – regelmäßig für einen Zeitraum von 6 Jahren nach Ablauf der letzten individuell festgesetzten Förderungshöchstdauer gespeichert. Nach diesem Zeitpunkt erfolgt die Löschung der beim Amt für Ausbildungsförderung vorhandenen Daten. Die Darlehensdaten – einschließlich der Daten zu entsprechend geleisteten Zahlungen auf das Darlehen – bleiben beim Bundesverwaltungsamt bis zu 5 Jahre nach der letzten Rückzahlung des BAföG-Darlehensanteiles gespeichert. Nach diesem Zeitpunkt erfolgt dort die Löschung der Daten.

b) Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten können, soweit dies jeweils erforderlich ist, folgendermaßen weiterverarbeitet und an andere zuständige Stellen übermittelt werden:

Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Einkommen sowie zum Einkommen Ihres Ehegatten/Ihrer Ehegattin oder Ihres Lebenspartners/Ihrer Lebenspartnerin und ggf. zum Einkommen Ihrer Eltern können beim zuständigen Sozialleistungsträger, beim Finanzamt und bei dem jeweiligen Arbeitgeber sowie durch eine Kontenabfrage nach § 93 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden.
Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Vermögen können durch einen Datenabgleich (§41 Abs. 4 BAföG i. V. m. § 45d EStG) und durch eine Kontenabfrage nach § 93 Abs.8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden, wenn die Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Die geleisteten Darlehen einschließlich der zugehörigen personenbezogenen Daten werden von den Ämtern für Ausbildungsförderung zum Zweck des Darlehenseinzugs dem Bundesverwaltungsamt (BVA) übermittelt (§ 9 Darlehensverordnung i. V. m. § 18 Abs. 6 und § 39 Abs. 2 BAföG).
Im Fall der Inanspruchnahme von Ausbildungsförderung in Form eines verzinslichen Bankdarlehens der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) nach § 18c BAföG übermittelt das zuständige Amt für Ausbildungsförderung die Auszahlungsdaten der KfW (§ 41 Abs. 2 BAföG). Die für die Darlehensrückzahlung erforderlichen Daten werden zwischen der KfW und dem Bundesverwaltungsamt (BVA) ausgetauscht (§18c Abs. 7 BAföG).
Ihre Daten, insbesondere Ihre Adressdaten bzw. Kontoinformationen, werden zur kassenmäßigen Abwicklung der Leistungen (z.B. Auszahlung der Gelder) an die zuständige Landeskasse und von dieser an Kreditinstitute (z.B. kontoführende Bank des Auszubildenden) weitergegeben.
Im Falle einer nicht beglichenen Forderung gegen Sie werden Ihre personenbezogenen Daten an die in den Ländern zuständigen Vollstreckungsbehörden, z.B. dem Wohnsitzfinanzamt, nach Maßgabe der jeweiligen Landesvollstreckungsgesetzen weitergegeben. Dies ist möglich, wenn Sie zum Beispiel eine Überzahlung erhalten haben, die vom Amt für Ausbildungsförderung zurückgefordert, von Ihnen aber nicht bezahlt wird.
Zur Ausübung der Fach-und Rechtsaufsicht durch die entsprechenden Landesbehörden können Ihre Daten vom zuständigen Amt für Ausbildungsförderung an diese Behörden weitergegeben werden. Dies gilt ebenso im Falle von Prüfungen durch den jeweiligen Landes-oder den Bundesrechnungshof(Landeshaushaltsordnungen, Bundeshaushaltsordnung).
Die Daten zum Bezug des Kranken-und Pflegeversicherungszuschlags werden im Rahmen des Meldeverfahrens nach § 10 Abs. 4b EStG an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen der deutschen Rentenversicherung (ZfA) weitergegeben.
Im Rahmen der BAföG-Antragsbearbeitung können auch Rentenstellen zum Einkommen befragt und Ihre Daten an das zuständige Jobcenter/an die zuständige Agentur für Arbeit (ARGE)weitergegeben werden (§47Abs.5 BAföG).
Die Angaben zum Einkommen eines Elternteils, des Ehegatten oder Lebenspartners von Antragstellenden werden dem Auszubildenden im Bewilligungsbescheid (BAföG-Bescheid) mitgeteilt. Elternteile, Ehegatten oder Lebenspartner des Auszubildenden können der Weitergabe dieser Daten an den Auszubildenden mit Ausnahme des Betrages des angerechneten Einkommens widersprechen (§ 50 Abs. 2 S. 3 BAföG).

c) Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Sollten Sie notwendige Informationen nicht bereitstellen, kann der Anspruch auf Studienfinanzierung, insbesondere der Anspruch auf BAföG-Leistungen, nicht geprüft werden. Dies hat in der Regel zur Folge, dass über den Antrag nicht abschließend entschieden werden und infolgedessen auch keine Förderungsleistung bzw. keine Fortsetzung der Förderung erfolgen kann. Bei Anträgen auf Leistungen gemäß BAföG gilt das Sozialrecht. Für die Antragstellenden gelten Mitwirkungspflichten gemäß §§ 60 bis 62, 65 SGB I: Wer Sozialleistungen betragt oder erhält oder Leistungen zu erstatten hat, ist zur Bereitstellung von Daten verpflichtet. Kommen Antragstellende diesen Mitwirkungspflichten nicht nach und wird dadurch die Aufklärung des Sachverhalts erheblich erschwert, können ohne weitere Ermittlung die Leistung bis zur Nachholung ganz oder teilweise versagt oder entzogen werden. Die Verpflichtung der Ausbildungsstätte, der Eltern, des Ehegatten/der Ehegattin oder des Lebenspartners/der Lebenspartnerin, des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, zur Angabe der für die Bearbeitung erforderlichen Daten ergibt sich aus § 47 BAföG.

d) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

e) Zusätzliche Hinweise

Zusätzliche Hinweise zum Datenschutz (BAföG-Formblätter 1, 3, 4, 6, 7 und 8) können Sie aus dem Hinweisblatt vom Bundesministerium für Bildung und Forschung entnehmen – siehe nachfolgender Link https://www.xn--bafg-7qa.de/bafoeg/shareddocs/downloads/formblaetter/v2025/hinweisblatt_zum_datenschutz.pdf?__blob=publicationFile&v=4

3. Studentisches Wohnen

a) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck des Verwendung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Vermietung und Verwaltung unserer Wohnheimplätze und der Mietverhältnisse. Folgende Daten werden im Rahmen Ihrer Bewerbung und des Mietverhältnisses verarbeitet:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität
Kontaktangaben (Adresse, E-Mail, Telefonnummer)
Geschlecht
Heimatland und Anschrift der Heimatadresse (bei ausländischen Studenten)
Angaben zu Ihrem Studium (Hochschule, Studiengang, Immatrikulationsbescheinigung, Matrikelnummer)
Angaben zu Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen (bei Bedarf, z.B. zur Ermittlung der Wohnberechtigung)
Höchster Bildungsabschluss
Bankverbindung (für die Mietzahlungen)
Kommunikationsverlauf (z.B. E-Mails, Anfragen)
ggf. Angaben zu Mitbewohnern

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden Ihre Daten gelöscht.

b) Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist § 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO („Vertragserfüllung“) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO („Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen“).

c) Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:

Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt

eine Weitergabe ist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Abwicklung des Mietverhältnisses erforderlich (z.B. an Hausmeister, Handwerksfirmen, Versicherungen, ggf. an Hochschulen zur Überprüfung der Immatrikulation)

d) Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese zu übermitteln. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten, kann eine Bearbeitung eines Mietgesuches und der Abschluss eines Mietvertrages jedoch nicht erfolgen.

e) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme der Beratung der Psychologisch-Psychotherapeutischen Beratungsstelle bzw. der Psychosozialen Beratungsstelle des Verantwortlichen

a) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich bei Ihnen selbst.

Dazu gehören:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Kontaktdaten,
Hochschule, Matrikelnummer, Studienfach, Semesterzahl bzw. Arbeitgeber, zuständiges Ministerium, Ressort, Berufsbezeichnung/Tätigkeit,
allgemeine Angaben zum Beratungsanliegen, Anlass der Beratung
Datum und Anzahl der Beratungskontakte
Gesprächs- und Verlaufsdokumentation,
Gesundheitsdaten,
Weitere Angaben, die Sie uns im Rahmen der Beratung mitteilen.

Wir verarbeiten o.g. personenbezogene Daten, die mit unserem Angebot der Psychotherapeutischen Beratung in Zusammenhang stehen. Das können allgemeine Daten zu Ihrer Person oder aber auch besondere personenbezogene Daten nach Art. 9 I DSGVO sein, die Sie uns für die Inanspruchnahme der Beratung übermitteln.

b) Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist § 8 Abs. 1 Nr. 3 SDSG, Artikel 9 Absatz 2 lit. h) DSGVO in Verbindung mit Paragraf 22 Absatz 1 Nr. 1 lit. b) Bundesdatenschutzgesetz. Die Datenverarbeitung erfolgt ferner aufgrund Ihrer Einwilligung (§ 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 a) bzw. Art. 9 Abs. 1 a) DSGVO) i.V.m. § 16 StWG. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Wahrnehmung der Beratungstätigkeit der Psychologisch-Psychotherapeutischen Beratungsstelle bedarf nach § 16 StWG einer ausdrücklichen Einwilligung des oder der Studierenden. Darüber hinaus kann die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (§ 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) erfolgen.

Nach § 3 SDSG Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO können wir Ihre Daten aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie berufsständischen Haltefristen bis zu 10 Jahren speichern.

c) Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt. Interne Stellen erhalten nur Zugriff auf Daten, für deren Verarbeitung sie zuständig sind oder im Rahmen ihrer Aufgaben. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt und ist auch nicht beabsichtigt.

d) Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese zu übermitteln. Ohne Bereitstellung Ihrer Daten ist eine Beratung allerdings nicht möglich.

e) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

5. Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme vom KITA-Plätzen in unserer Einrichtung

a) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Im Rahmen und zum Zweck der Aufnahme und Betreuung und Förderung von Kindern (§ 22 SGB VIII) in unserer Kita verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Angaben zum Kind (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Gesundheitsdaten, Allergien, Impfstatus etc.)
Angaben zu den Erziehungsberechtigten (Name, Anschrift, Kontaktmöglichkeiten, Beschäftigungsstatus, Student/in, Matrikelnummer etc.)
Vertrags- und Betreuungsdaten (Betreuungszeiten, Bring- und Abholvereinbarungen, Einwilligungserklärungen)
Zahlungsdaten (Bankverbindung, Beitragsbescheide)
Kommunikationsdaten (z.B. E-Mails, Telefonnotizen, Gesprächsnotizen)
Dokumentationsdaten (Berichte zum Entwicklungsstand, Beobachtungsbögen)

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

b) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Aufnahme, Betreuung und Förderung der Kinder (§ 22 SGB VIII),

zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), im Einzelfall basierend auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

c) Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit es für den Kita-Betrieb erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, z. B. an Jugendämter, Fachaufsichten, Gesundheitsämter, an Kooperationspartner (nur nach gesonderter Einwilligung, z. B. Therapeuten, Ärzte, Förderstellen). Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten findet nicht statt.

d) Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese zu übermitteln. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist zur Bearbeitung Ihres Antrages auf einen KITA-Platz und für eine eventuelle spätere Vertragsabwicklung zwingend erforderlich.

e) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

6. Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

a) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Persönliche Identifikationsdaten (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Kontaktdaten)
Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise über Qualifikationen)
Angaben zur gesundheitlichen Eignung, soweit erforderlich
Weitere Angaben, die Sie uns freiwillig im Rahmen der Bewerbung mitteilen

Ihre Daten werden verarbeitet, um:

Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen
das Bewerbungsverfahren durchzuführen und mit Ihnen zu kommunizieren
im Falle einer Anstellung den Einstellungsprozess zu organisieren

Ihre Bewerbungsunterlagen werden bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Nach Beendigung werden die Daten in der Regel für weitere [z.B. 6 Monate] aufbewahrt, um mögliche Rechtsansprüche zu klären. Erfolgt keine Einstellung, werden die Daten anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Einstellung fließen die Daten in die Personalakte ein.

b) Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage hierfür ist insbesondere § 22 SDSG; § 3 SDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

c) Weitergabe von Daten

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich an die für das Bewerbungsverfahren zuständigen Stellen und Fachabteilungen innerhalb des Verantwortlichen weitergeleitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht ohne Ihre gesonderte Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung statt. Sofern externe Softwareanbieter oder Dienstleister für die Bewerbungsverwaltung eingesetzt werden, erfolgt eine Auftragsverarbeitung auf Basis eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

d) Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese zu übermitteln. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist zur Bearbeitung Ihres Bewerbung jedoch zwingend erforderlich. Andernfalls kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

e) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.